Design Sprint: jak narodziło się wyjątkowe rozwiązanie

9 Wrz 2019

Piotr Burakowski
Piotr Burakowski
Dziennikarz biznesowo-technologiczny, publikuje od 2006 r. Redaktor prowadzący The Story Journal. Interesuje się wpływem nowych technologii na rynek pracy i kondycję ludzką. Napisz do autora: piotr.burakowski@thestory.pl

Sprint to jedno z dobrodziejstw, jakie przynosi nam „zwinne” zarządzanie firmą, o którym słyszymy od 2001 r. To wtedy opublikowano „Manifest Agile”, gdzie zawarto zasady zwinnego zarządzania projektami. Szukano recepty na częste przypadki, kiedy jeszcze w trakcie toku prac sytuacja ulegała zmianie i produkt był odrzucany. Konieczne było więc szybsze działanie, w którym kluczem jest współpraca z klientem przy prototypowaniu i rynkowych testach.

Sprint jest trwającym przez maksymalnie cztery tygodnie etapem prac nad projektem, który planujemy, nie zapominając o uwzględnieniu budżetu. Nasze zadanie to osiągnięcie celu danego sprintu, gdzie najważniejsze są potrzeby klienta. Pod koniec sprintu produkt musi być w stanie, który pozwoli na jego „wydanie” (to pojęcie definiuje już sam zespół). Tworzenie projektu może zostać podzielone na kilka sprintów, podczas których realizujemy jego kolejne etapy. Pochodną typowego sprintu jest Design Sprint, który sprawdza się dobrze przy odkrywaniu i weryfikowaniu pomysłu.

Jake Knapp – pomysłodawca Design Sprint

Pomysłodawcą Design Sprint jest Jake Knapp – designer, który od 2007 r. pracuje w Google. Knapp był wcześniej zatrudniony w Microsofcie, gdzie przez kilka lat współtworzył multimedialną encyklopedię Encarta. Choć firma Billa Gatesa zacięcie walczyła z konkurentem
– Wikipedią, to w końcu i tak przegrała.

Lecz zanim do tego doszło, Jake Knapp przekonał resztę zespołu, że dobrym rozwiązaniem jest redesign dostępnej na CD encyklopedii. Stworzono więc nowy, atrakcyjny interfejs graficzny z ciekawą nawigacją. Agencja marketingowa tymczasem uznała, że lepszym pomysłem od prezentacji na pudełku nowego redesignu będzie pochwalenie się załączonymi filmami Discovery Channel. W grę nie wchodziła dalsza rozmowa. Na dodatek projekt graficzny pudełka zlecono zewnętrznej firmie, co już zupełnie ucinało dyskusję.

Jake Knapp przyznał, że podczas prac nad nową wersją encyklopedii on i pozostali członkowie zespołu skoncentrowali się na udoskonaleniu produktu, ale zapomnieli o sprzedaży. Za sprzedażą stało to, co przyciągało wzrok ze sklepowej półki: dawniej produkty cyfrowe oferowano w dużych pudełkach, które pozwalały na ich efektowną prezentację, a sprzedaż internetowa miała marginalne znaczenie.

Po rozpoczęciu pracy w Google Jake Knapp przekonał się, że firma ma ten sam problem, co Microsoft. Komunikacja między zespołami pozostawiała wiele do życzenia, a ponadto rodziły się pomysły, które nigdy nie zostały wdrożone. Dlatego autor „Pięciodniowego sprintu” zaczął zastanawiać się nad tym, jak dla efektywniejszego działania „projektować czas”.

Tak oto w 2010 r. rozpoczął tworzenie czegoś, co nazwał Design Sprintem. W lepszym zrozumieniu problemu pomogło mu dołączenie dwa lata później do funduszu Google Ventures, który inwestuje w startupy. Jake Knapp przekonał się, że w startupach lepiej zarządza się pomysłami, choć zmiany organizacyjne były wciąż potrzebne. Designer wraz z innymi pracownikami rozpoczął wdrażanie w życie idei „projektowania czasu”.

Jake Knapp stworzył Design Sprint w Google Ventures. | Fot. YouTube.com/Coding Tech

Design Sprint w Google Ventures

Design Sprint, jaki wykonuje się w Google Ventures, to pięciodniowy proces, który polega na szukaniu odpowiedzi na kluczowe pytania. Uzyskujemy je dzięki tworzeniu prostych prototypów i testowaniu pomysłów wśród klientów. Jeśli jesteście przedsiębiorcami, na pewno doskonale wiecie, ile czasu w firmie traci się na dyskusje. Jake’owi Knapp’owi chodziło tymczasem o przerwanie błędnego koła debatowania i skrócenia miesiąca pracy do jednego tygodnia.

Jake Knapp twierdzi, że zamiast czekać na możliwość wypuszczenia na rynek okrojonej wersji produktu, aby sprawdzić, czy ma on potencjał, firmy otrzymują konkretne dane zebrane na podstawie realistycznego prototypu.

„Sprint nadaje startupom supermoc: zanim podejmą jakiekolwiek kosztowne zobowiązania, mogą się szybko przenieść w przyszłość, by zobaczyć gotowy produkt i reakcje klientów. Gdy ryzykowny pomysł sprawdzi się w sprincie, efekty będą fantastyczne. Zidentyfikowanie największych wad po zaledwie pięciu dniach pracy to wyżyny efektywności. To nauka na błędach, ale bez popełniania faktycznych błędów” – przekonuje w swojej książce Jake Knapp.

Design Sprint to przede wszystkim wyzwanie – osiągnięcie wyznaczonego celu w bardzo krótkim czasie. Zanim jednak przeprowadzimy Design Sprint, wybierzmy też dla niego czas i miejsce. Ważne, by zebrane przez nas osoby były skoncentrowane tylko na sprincie, także podczas jego trwania – komórki i laptopy są dobre, ale wyłącznie w trakcie przerwy, chyba że chcemy zaprezentować za ich pomocą coś, co dotyczy sprintu.

Ustalmy, że nasz pięciodniowy sprint potrwa od poniedziałku do piątku. Pierwszego dnia określamy problem i wybieramy newralgiczny punkt, na którym musimy się skoncentrować. Drugiego szkicujemy korzystne rozwiązania na papierze. Trzeciego zaś podejmujemy decyzje i zamieniamy pomysły w możliwą do przetestowania hipotezę. Czwartego tworzymy z kolei realistyczny prototyp. Piątego sprawdzamy, jak reagują na niego ludzie.

Każdy Design Sprint potrzebuje „Decydującego” – człowieka, który cieszy się autorytetem i podejmie odpowiednie decyzje dotyczące projektu. Może być to założyciel lub prezes firmy, a w większych przedsiębiorstwach wiceprezes, menedżer produktu czy szef zespołu. Zdaniem Jake’a Knappa „Decydujący” rozumieją dogłębnie problem i często prezentują stanowcze opinie oraz kryteria, pomagając w znalezieniu recepty na problem.

Design Sprint a prototypowanie

Design Sprint stawia na MVP (Minimum Viable Product), który pozwala przekonać się, czy efekt naszych prac doprowadzi do zaplanowanych wyników. Przykładem zastosowania MVP jest historia IBM. Informatyczny gigant zastanawiał się nad stworzeniem systemów sterowanych głosem. Firma przeprowadziła w tym celu eksperyment. Jego uczestnicy nie wiedzieli, że ich polecenia wykonuje żywy człowiek. Choć „komputer” rozpoznawał wszystkie komendy, to ochotnicy stwierdzili, że wolą obsługę za pomocą klawiatury i myszy. Przedsiębiorstwo uchroniło się przed nieudaną inwestycją, nie ponosząc przy tym dużych strat.

Jake Knapp przytacza z kolei historię powstania strony internetowej Blue Bottle Coffee, która doczekała się 15 różnych szkiców. Testowanie takiej liczby projektów na klientach nie wchodziło w grę. Najpierw odbyło się więc głosowanie, a następnie „Decydujący” wybrał trzy ostateczne szkice. Wydawało się, że najbardziej atrakcyjnym pomysłem było upodobnienie wyglądu e-sklepu do kawiarnii, tym bardziej, że wystrój Blue Bottle Coffee jest powszechnie chwalony, a sama idea była oryginalna.

Pięciodniowy Design Sprint według Google Ventures. | Fot. Google Design Sprint

Przystąpiono więc do tworzenia prostego prototypu. Wystarczyło przygotowanie serii slajdów w programie Keynote, które imitowały wygląd witryny. „Przy odrobinie pomysłowości i bez nawet jednej linijki kodu połączyliśmy ekrany prezentacji w prototypy, które mogliby przetestować klienci” – wspomina Jake Knapp. Dodajmy, że każdy prototyp otrzymał fałszywą nazwę marki, aby klienci nie mogli się nią zasugerować.

Prototyp witryny z „drewnianymi półkami”, który budził największe nadzieje, został uznany przez klientów za „tandetny” i „niegodny zaufania”. O wiele lepiej wypadły dwa pozostałe prototypy. Na tym przykładzie widzimy dwie rzeczy. Po pierwsze, nasz entuzjazm co do danego pomysłu wcale nie musi pokrywać się z entuzjazmem konsumentów. Po drugie, nie potrzeba zaawansowanych prac, by przygotować projekt, który powie nam, czy jesteśmy na dobrej drodze.

Nowa witryna Blue Bottle Coffee została uruchomiona kilka miesięcy później, co zaowocowało dwukrotnym zwiększeniem sprzedaży. W kolejnym roku doszło zaś do przejęcia firmy, która dostarczała kawę. Pojawiła się większa liczba pracowników i nowa technologia, za czym poszły eksperymenty z kolejnymi ofertami. Design Sprint pozwolił wejść zespołowi na dobrą ścieżkę, choć sklep miał być ciągle doskonalony.

Kiedy zastosować pięciodniowy sprint

Widzimy więc, że metoda Jake’a Knappa jest w pewnym sensie „superdoładowaniem” dla naszego przedsięwzięcia. Odpowiedzmy sobie jeszcze tylko na pytanie, kiedy pięciodniowy sprint jest dobrym rozwiązaniem:

  1. Gdy stoimy przed dużym problemem, którego rozwiązanie pochłonęłoby wiele czasu i pieniędzy. Podobnie jak w wypadku Blue Bottle Coffe, sprint jest szansą na uporanie się z kłopotem.
  2. Kiedy termin oddania gotowego produktu jest już coraz bliżej, podczas gdy wciąż zastanawiamy się nad jego ostateczną koncepcją. Potrzebne są wówczas dobre, szybkie rozwiązania, gdzie najlepszy będzie sprint.
  3. W sytuacji, gdy stajemy w połowie z projektem i potrzebujemy świeżego spojrzenia.

Fotografia tytułowa: Pixabay.com

Piotr Burakowski
Piotr Burakowski
Dziennikarz biznesowo-technologiczny, publikuje od 2006 r. Redaktor prowadzący The Story Journal. Interesuje się wpływem nowych technologii na rynek pracy i kondycję ludzką. Napisz do autora: piotr.burakowski@thestory.pl

Zainteresował Cię temat artykułu?

Dowiedz się więcej