Fixed price czy time & material? Jaką metodę rozliczeń wybrać

4 Kwi 2019
Avatar
Dymitr Romanowski
Pomaga firmom w budowaniu biznesów cyfrowych od 2009 r.

Jak wybrać dobry software house, cz. 1

Pewnego dnia stanęliśmy przed problemem. W styczniu 2019 roku mieliśmy uruchomić nową wersję rozwiązania SaaS, a właściwie PaaS, czyli platform-as-a-service, jednak grafik prac na rzecz naszych klientów nie pozwalał na wykonanie projektu siłami naszych programistów. Zrozumieliśmy to w listopadzie 2018 roku, czyli na 2–3 miesiące przed terminem startu platformy internetowej.

Nowa wersja produktu miała nam pozwolić co najmniej podwoić przychody, ponieważ została dokładnie przebadana i uszyta na miarę potrzeb jej klientów.

Uruchomić rekrutację do zespołu? Można, ale zauważyliśmy kilka minusów:

  • Ryzyko niepowodzenia rekrutacji i strata cennego czasu.
  • Wprowadzenie nowych członków zespołu i ich zgranie zajmuje czas.
  • Rekrutacja nie tylko trwa (czas), ale kosztuje i nie gwarantuje sukcesu.

Pozostało nam wynająć software house, agencję, bądź zespół programistyczny. Początkowo chcieliśmy poprosić o ofertę dwie trzy firmy, ale proces tak nas wciągnął, że ostatecznie otrzymaliśmy oferty od ponad 40 firm. Chcielibyśmy przedstawić zestawienie, jakie stworzyliśmy i rozwiać kilka mitów o wyborze software house. Jesteśmy przekonani, że ten czas, który poświęciliśmy przyniósł nam cenną wiedzę i warto ją mieć podejmując się negocjacji z firmą programistyczną.

Postanowiliśmy również, że wyciągnięte wnioski powinny być stosowane również w naszej firmie, kiedy to my oferujemy usługi programistyczne naszym klientom.

Modele rozliczeń za prace programistyczne

Obecnie na rynku są stosowane dwa sposoby rozliczeń za prace programistyczne.

  1. Fixed price, czyli rozliczenie z firmą informatyczną po cenie, z góry ustalonej za wykonanie części lub całości zlecenia.
  2. Time & material, czyli rozliczenie z firmą informatyczną według liczby faktycznie przepracowanych godzin i wykorzystane materiały.

Aby doszło do transakcji, trzeba pogodzić dwa skrajne punkty widzenia – klienta i wykonawcy.

Punkt widzenia klienta: płacimy ustaloną z góry cenę od czasów Fenicjan. Dlaczego miałbym płacić za przepracowany czas? Z punktu widzenia klienta jest to ryzyko. Przecież programiści mogą wpisać do raportu godzinowego dowolną liczbę i dowolną kwotę.

Jaki jest punkt widzenia firmy informatycznej? Program wykonany na zlecenie nie jest zamkniętym produktem. Nie jest to samochód, dom, czy czajnik kuchenny. Program można w każdej chwili zmieniać, aktualizować, rozwijać. W trakcie pracy klientom nawet zdarza się zmieniać założenia, a czasem sens tworzonej aplikacji.

Jak to było z naszym projektem? W większości przypadków rozliczenie fixed price jest korzystniejsze cenowo dla klienta. Ale wymaga sporej pracy nad specyfikacją IT. Przy czym obie strony odnoszą spore korzyści z jej opracowania. Dlatego pracując nad naszym SaaS położyliśmy główny nacisk na przygotowanie tak szczegółowej specyfikacji, jak tylko to było możliwe, aby maksymalnie obniżyć koszty prac programistycznych zewnętrznej firmy.

Co zrobić, żeby obie strony zgodziły się na współpracę za fixed price? Ustalić dokładnie, jaka powinna być aplikacja internetowa, która ma powstać w efekcie pracy software house — opracować specyfikację techniczną programu.

Klient zyskuje:

  • produkt, który spełnia jego wymagania
  • pewność, że otrzyma to, czego chce
  • specyfikację, którą można załączyć do umowy z firmą informatyczną
  • narzędzie do kontrolowania i rozliczania prac wykonawcy.

Firma informatyczna zyskuje:

  • plan działania
  • zrozumienie początku i końca produktu, który musi wytworzyć.

Kiedy stosować fixed price, kiedy time & material?

Fixed price stosujemy:

  • kiedy mamy jasne wymagania i określone terminy
  • ograniczony lub stały budżet
  • stworzyć MVP
  • mały projekt o ograniczonym zakresie.

Time and material stosujemy:

  • kiedy zakres projektu nie jest w pełni znany
  • prowadzimy długoterminowy projekt o dynamicznych wymaganiach
  • potrzebujemy elastyczności, aby modyfikować zakres prac.

Jakie są zalety modelu fixed price?

Przewidywalność. Każdy przedsiębiorca szuka jej w biznesie. Strategia firmy zazwyczaj wymaga jasnych terminów i liczb, które znajdują swoje miejsce w budżecie. Znając z góry koszt wytworzenia oprogramowania, jesteś w stanie go zaplanować. Podzielić na części tak, aby jego koszt nie był odczuwalny dla finansów firmy.

Transparentność. Przy określonych wymaganiach, ustalonym budżecie i wcześniej ustalonych terminach — nie ma żadnych niespodzianek.

Łatwość zarządzania. Płatności na rzecz software house zależą głównie od procentu wykonanej pracy. Fixed price pozwala klientowi na niewielkie zaangażowanie czasowe i mały nakład pracy, ponieważ zakres pracy jest przejrzysty i przewidywalny.

Wady modelu fixed price

Brak elastyczności jest najsłabszym punktem umowy fixed price. Jako klient jesteś odpowiedzialny za wszelkie pojawiające się zmiany, które zainicjowałeś lub te, które wykraczają poza kompetencje dostawcy. Firma informatyczna może nie zgodzić się na zmiany w trakcie realizacji kontraktu.

Zalety time and material

Elastyczność. Wraz z umową time & material klient otrzymuje możliwość modyfikacji założeń projektu i zmiany ilości pracy w trakcie jego realizacji. Dynamiczność zmian jest cechą większych projektów. Istnieje ogólny cel, który powinien zostać osiągnięty, jednak wiedza, w jaki sposób zostanie osiągnięty, nie jest tak ważna na samym początku. To odpowiada startupom, średnim i dużym przedsiębiorstwom. Podejmowanie decyzji w trakcie procesu leży u podstaw metodologii zarządzania projektami Agile.

Pozyskanie kompetencji. Jeśli klient nie ma odpowiednich specjalistów w zespole, umowa time & material pozwala ich pozyskać i rozpocząć projekt programistyczny.

Rozpocząć od razu. Klient może rozpocząć projekt od razu — nie mieć specyfikacji, designu, właściwie może mieć tylko cel, który chce osiągnąć.

Wady modelu time & material

Problem kontroli budżetu jest główną wadą kontraktu T&M. Całkowity koszt może znacznie przekroczyć zakładany budżet.

Czasochłonne zaangażowanie klienta jest konieczne, aby mieć pewność, że zespół działa zgodnie z zatwierdzonym zakresem i mieści się we właściwej ilości roboczogodzin.

Modele rozliczeń w Polsce

Z naszej praktyki wynika, że coraz mniej polskich software house jest zainteresowanych projektami według modelu fixed price. Odrzucając wszystkie drogie firmy zatrudniające powyżej 50 programistów, wybraliśmy tylko te, które zatrudniały od 5 do 49. Z nich niecała połowa podjęła się rozmów na temat modelu fixed price, mimo bardzo dokładnej specyfikacji, którą dostarczyliśmy. Pozostałe firmy podkreśliły, że pracują wyłącznie w modelu time and materials.

Nasza firma oferuje usługi programistyczne i nadal stosuje w swojej ofercie model fixed price. Natomiast tym klientom, którzy zamawiają wyłącznie etap projektowania (product design, ux design i web design) pomaga w przygotowaniu specyfikacji technicznej, która pozwoli przeprowadzić projekt w modelu fixed price.


Jeśli stajesz przed wyborem wykonawcy na usługi programistyczne, jesteś właścicielem firmy, dyrektorem marketingu lub menedżerem projektu, masz lub nie masz doświadczenia w nadzorze projektów IT, zapraszamy na warsztatJak kupować i zarządzać usługami software house”, na którym nasz CTO omawia również aspekty umowy zawieranej z firmą programistyczną, przekazywania kodu źródłowego, koszty związane z wyborem technologii programistycznej itd.

Ta wiedza zaoszczędzi Ci całą masę pieniędzy, nerwów i czasu, którego zazwyczaj nie masz.